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      Prepayment-Konfiguration

      So konfigurierst du die Prepayment-Logik in der Operations Platform, um von der Funktion Smart Guest Payments zu profitieren.

      Einleitung

      Mit der Prepayment-Konfiguration kann ein Property Admin festlegen, welche Kosten ein Gast nicht während der Digital Guest Journey bezahlen muss, da diese bereits bezahlt wurden oder die Zahlung durch Dritte garantiert ist.

       

      Inhaltsverzeichnis

      1. Funktionsübersicht

        1. Prepayment-Typen

        2. Anzeigeeinstellungen

        3. Inklusiv-Services

      2. Erweiterte Optionen mit Apaleo

      3. Fazit

      1. Funktionsübersicht

      Die Funktion Smart Guest Payments sorgt dafür, dass Gäste im Pre-Check-in Flow nur die tatsächlich fälligen Beträge bezahlen. Um diese Funktion nutzen zu können, ist eine entsprechende Konfiguration erforderlich – die sogenannte Prepayment-Konfiguration.

      Als Property Admin findest Du die Prepayment-Konfiguration in den Einstellungen der Operations Platform:

      In der Benutzeroberfläche kannst Du über die Aktionsleiste rechts entweder eine neue Konfiguration hinzufügen oder eine bestehende bearbeiten:

      In dieser Übersicht werden alle aktiven Prepayment-Typen angezeigt, inklusive eines Hinweises, ob Leistungen für den Gast sichtbar sind.

      a) Prepayment-Typen

      Die Standard-Prepayment-Typen (unsere meistgenutzten OTAs + die Funktion Checkout on AR) sind:

      • Agoda

      • Airbnb

      • Booking.com

      • Checkout on AR

      • Expedia

      Weitere OTAs kannst Du über „Add Prepayment Configuration“ hinzufügen. Folgende zusätzliche Typen stehen zur Auswahl:

      • Prepaid by credit card (hide)

      • Prepaid by credit card (show)

      Erkennung von Prepayments über den Kreditkarteninhaber

      Die Optionen „Prepaid by credit card (hide/show)” erlauben es, Zahlungen anhand des Namens des Karteninhabers zu erkennen – z. B. bei virtuellen Kreditkarten (VCC) wie von Hotelbeds.

      Der Card Holder Name muss exakt dem entsprechen, was mit der Buchung im PMS übermittelt wird. Nur so kann das System korrekt erkennen, ob die Zahlung bereits erfolgt ist. 

      Falls eine OTA keine virtuelle Kreditkarte im PMS hinterlegt, kann sie nicht über Smart Guest Payments erkannt werden.

      Um sie hinzuzufügen, gib den Card Holder Name ein und bestätige mit Enter.

      Beispielhafte Eingabe:

      b) Anzeigeeinstellungen

      Für jeden Prepayment-Typ kannst Du festlegen, ob der Gast die Preise der Leistungen sieht – mit dem Toggle „Show prepaid charges / services“:

      • Aktiviert: Die Kosten sind auf der Gastrechnung sichtbar.

      • Deaktiviert: Die Beträge sind unkenntlich gemacht, es wird keine PDF-Rechnung an den Gast gesendet.

      Beispiele:

      Gastansicht mit aktivierter Anzeige:

      Gastansicht mit deaktivierter Anzeige:

      c) Inklusiv-Services

      Über die Einstellung „Prepaid Services“ kannst Du definieren, welche Leistungen bereits durch die Prepayment-VCC abgedeckt sind.

      Wähle dazu einfach die entsprechenden Services aus dem PMS aus – z. B.:

      • Additional Cleaning 

      Diese werden dann im System als bereits bezahlt behandelt.


      2. Erweiterte Optionen mit Apaleo

      Prepayment auf Service-Typ-Ebene

      Mit Apaleo kannst Du ganze Service-Typen als prepaid definieren. Alle zugehörigen Order Items werden dann automatisch als bezahlt erkannt.

      Diese Service-Typen entsprechen exakt den Einstellungen in Deinem PMS.

      Routing-Konfiguration

      Du kannst bestimmte Service-Typen oder einzelne Leistungen auf ein zweites Folio routen.

      Warum das sinnvoll ist?
      Einige Hoteliers möchten OTA-Gästen eine übersichtlichere Darstellung bieten.

      Zur Auswahl stehen:

      • Einzelne Services aus dem PMS

      • Alle Leistungen eines Service-Typs aus Apaleo

      Diese werden gemäss Deiner Konfiguration automatisch dem zweiten Folio zugewiesen.

      3. Fazit

      Die Prepayment-Konfiguration bietet Property Admins eine leistungsstarke und flexible Möglichkeit, Zahlungspflichten übersichtlich, korrekt und kanalübergreifend zu definieren. Durch individuelle Sichtbarkeitseinstellungen, gezielte Auswahl von Order Items oder Service-Typen und die Nutzung der Kreditkartenerkennung wird sichergestellt, dass Gäste nur zahlen, was sie wirklich zahlen müssen.

      Überprüfe jede Konfiguration sorgfältig und stelle sicher, dass sie mit Deinen operativen Anforderungen und den PMS-Einstellungen übereinstimmt.

      Mit den erweiterten Möglichkeiten für Apaleo-Nutzer kannst Du zusätzlich Folio-Routing und Prepayments auf Service-Ebene noch gezielter steuern.

      Du hast Fragen oder brauchst Unterstützung?
      Kontaktiere bitte unser Support-Team über ein Ticket – nachdem Du diese Dokumentation aufmerksam gelesen hast.