Einstellungen - LIKEMAGIC & Apaleo

Diese Set-Up Einstellungen solltest du für reibungslose Gästeerlebnisse vornehmen.

Übersicht:

Einleitung
Konzeptionelle Einstellungen
Extras/Services
Ratenpläne

1. Einleitung

Dieser Artikel erklärt die notwendigen Einstellungen in Apaleo, um eine reibungslose Integration mit LIKE MAGIC sicherzustellen. Damit alle Funktionen in der digitalen Guest-Journey nahtlos funktionieren, ist es wichtig, bestimmte konzeptionelle Voreinstellungen im PMS korrekt zu konfigurieren.

2. Konzeptionelle Einstellungen

Auf Property Ebene findet man unter "Einstellungen" folgende Punkte:

Automatisierung

Check-In: Wird vom LIKE MAGIC Guest-Flow standardmässig abgedeckt. Der Gast checkt sich am Anreisetag manuell über die MyStay Oberfläche ein.
Check-Out: Wird von LIKE MAGIC automatisch abgedeckt. Entweder checkt sich der Gast manuell aus vor offizieller Abreisezeit oder nach offizieller Checkout Zeit tut dies die LIKE MAGIC Automatisierung ohne Eingriff des Gastgeberteams oder des Gastes.
Night-Audit: ist nicht relevant für LIKE MAGIC - wähle eine für euch passende Uhrzeit aus.
NoShow Checkbox: Das ist eine wichtige Prozess bezogene Überlegung. Ist die Box aktiv, werden bei Tagesabschluss (zuvor festgelegter Zeitpunkt für den Nachtlauf) alle noch nicht eingechekten Gäste automatisch auf "NoShow" gesetzt und erhalten so keinen Zugang zum reservierten Hotelzimmer. Überlegt euch gut, ob diese Automatisierung Nutzen bringt oder potenziell mehr Aufwand und Konflikte mit euren Gästen.

Zahlungsverarbeitung

Zwingend notwendig ist, dass die erste Einstellung auf "Manuell" eingestellt ist.
Zwingend ist auch, das "Einsammeln der Vorauszahlungen" ausgeschaltet zu lassen, da dies sonst zu Doppelbuchungen von Services führt.
Aktiviere "Zahlungen über Booking.com" nur, wenn für Prepaid-Bookings die Zahlart "Banktransfer" aktiv ist, statt virtuelle Kreditkarten (VCCs).
Einsammeln der Storno-Gebühren & No-Show-Gebühren ist optional wählbar. Wir empfehlen die Aktivierung dessen für einen automatisieren reibungslosen Ablauf der täglichen Gäste-Admin-Prozesse:

3. Extras/Services

Inkludierte Zimmerreinigung

Um die inkludierte Zimmerreinigung automatisch zu berechnen und im Backoffice aus Housekeeping Perspektive zu managen, benötigen wir einen Service aufgesetzt.

Wir empfehlen folgendes Wording für den Service-Code:

FREECLEAN

Bitte sonst keine besonderen Haken setzen oder Basis Einstellungen verändern, ausser den Channel -> da bitte IBE anhaken.

Generelle Services

Falls Services via LIKE MAGIC dem Gast angeboten werden sollen, gelten folgende Regeln:

Verfügbarkeit: "Täglich" & "Jeden Tag" - da Detaileinstellungen via LIKE MAGIC gemanaged werden. Wenn diese Einstellungen dem PMS widersprechen, wird der Gast den Service nicht buchen können.
Service Limitierungen: diese bitte nicht in Apaleo setzen - das Inventar (maximum) wird auf Ebene LIKE MAGIC gemanaged. Sollte das in Apaleo auch aktiv sein, führt das zu Problemen.
Distribution: Hier bitte IBE anhaken, sollte der Service via LIKE MAGIC angeboten werden.
Verbuchungsdefinition: bitte nicht "Unterkunft" (Logis) auswählen, da dies zu Konflikten in den Prepayment Einstellungen führen kann, weil alle Logis-Charges von LIKE MAGIC immer als vorausbezahlt behandelt werden. Hier sind daher entweder "Speisen & Getränke" oder "Andere" auswählen.

4. Ratenpläne

Die Raten müssen, wenn sie über die IBE angeboten werden sollen, den Kanal "IBE" haben.

Beachte, dass auch Promo und Firmenraten, welche über die IBE Buchbar sein sollen mit “IBE” gekennzeichnet werden.

Zum Inhalt: Die Minimum Garantie und Storno-Richtlinien werden zusammen mit allen Preiseinstellungen und Restriktionen direkt übernommen für die LIKE MAGIC IBE. Ratentitel und Textbeschriebe für die Stornierungsrichtlinien wie auch Zimmerkategorien werden über Prismic (Content Management) gepflegt.