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      Booking Management

      Wie sichergestellt wird, dass alle Gäste korrekt erfasst sind und ihre Gästereise reibungslos starten können.

       

      Einführung:

      Das Booking Management kommt zum Einsatz, wenn eine Buchung mehrere Reservierungen umfasst und unterschiedliche Personen an der Reise beteiligt sind. Es hilft dabei, Gäste korrekt zuzuweisen, fehlende Informationen zu ergänzen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten die benötigten Zugangsdaten erhalten.

      Konflikte treten ab und zu auf bei Gruppenbuchungen mit Abrufkontingenten oder wenn sie durch externe Tools getätigt wurden. Was da zu tun ist wird in diesem Artikel erklärt.

       

      Inhaltsverzeichnis:

      1. Was ist das Booking Management und warum ist das wichtig?

      2. Welche Rollen gibt es hier?

      3. Wann und warum muss eingegriffen werden?

        1. Perspektive Booker

        2. Perspektive Host
      1. Zusammenfassung

      Was ist das Booking Management und warum ist es wichtig?

      Das Booking Management ermöglicht es, Gruppenbuchungen effizient zu verwalten. Dies wird relevant, wenn der Buchende (Booker) und die Gäste (Main Guest) nicht identisch sind oder mehrere Zimmer mit gleichem Reisedatum auf denselben Namen gebucht wurden (Gruppenbuchung oder mehrere Individualbuchungen).

      Ziel ist es sicherzustellen, dass jeder tatsächlich übernachtende Gast eine eigene Gästereise durchlaufen kann und Zugang zur Gästemappe sowie zum Zimmerschlüssel erhält.

      Welche Rollen gibt es?

      • Booker: Die Person, die die Buchung vornimmt, aber nicht zwingend selbst übernachtet.​

      • Main Guest: Der Hauptgast, der das Zimmer bewohnt und für die Reservierung, Rechnungsadresse und Bezahlung verantwortlich ist.​

      • Travel Buddy: Mitreisende Person(en), die zusammen mit dem Main Guest im gleichen Zimmer übernachtet.​

      • Host: Das Hotelpersonal, das bei Bedarf in das Booking Management eingreift.

      Wann und warum muss eingegriffen werden?

      Unser System sendet den Online Check-in Flow ("RESERVATION_CREATED" Nachricht) automatisch an Gäste, wenn deren Reservierung einzigartig und vollständig ist:​

      • Einzigartig: Name, Vorname und E-Mail-Adresse unterscheiden sich von anderen Reservierungen innerhalb der Buchung.​

        • Beispiel eines Konflikts: Name und Vorname sind einzigartig, aber die E-Mail Adresse kommt bei der Buchung bei mehreren Reservierungen vor.

      • Vollständig: Name, Vorname und E-Mail-Adresse sind bei der Buchung angegeben.​

        • Beispiel eines Konflikts: Name und Vorname sind bei Buchung angegeben - die E-Mail Adresse wird erst später hinzugefügt.

      Sind diese Kriterien nicht erfüllt, muss entweder der Booker oder der Host eingreifen, um die fehlenden Informationen zu ergänzen.​ Dies kann beispielsweise bei Abrufkontingenten oder Buchungen über extern angeschlossenen Booking Engines vorkommen.

      Eingriff - Perspektive Booker

      Variante a)

      Der Booker kann über die ihm gesendete E-Mail Zimmerspezifisch Gäste angeben, wie im Prozess angedacht:

       

      Der Booker kann entweder auf “Gast einladen” klicken, um das spezifische Zimmer zu bearbeiten, oder auf “Jetzt Reisende hinterlegen” klicken zur Buchungsübersicht zu gelangen. Die Details dazu werden in der “Variante b” erklärt.

      Variante b)

      Der Booker kann über die Buchungsübersicht die gebuchten Zimmer verwalten. Mit einem Klick auf die Buchung öffnen sie die Reservierungen: 

      Hier findet der Booker die Angaben, dass Gästedaten fehlen. Dies weist darauf hin, dass er noch etwas tun muss, bevor die Gäste ihre Gästereise starten können.

      Beim Klick auf die konkrete Reservierung, kann der Booker nun den Gast bearbeiten:

      Bei der Bearbeitung der Gäste muss zunächst angegeben werden, ob der Booker selbst oder eine andere Person im Zimmer übernachtet. Danach können die Informationen zum Gast ergänzt werden. Weiter ist eine E-Mail Adresse pflicht, während die Telefonnummer optional anzugeben ist.

      Die Gästeinformationen müssen zwingend einzigartig und vollständig sein (siehe oben).

      Ist der Gast korrekt eingeladen, zeigt LIKE MAGIC nach dem Klick auf den Knopf “Gast einladen” folgende Bestätigung in der Buchungsübersicht: 

      ✅ Der Gast Max Mustermann kann nun seine eigene Gästereise starten um bei der Anreise auch zu seinem Zimmerschlüssel zu kommen.

      ▶️ Manchmal kommt es vor, dass bei manuell (über das PMS oder ein externes Tool) erstellten Buchungen die Angabe fehlt, ob die Buchung für “Ich” → Booker oder “Jemand anderes” ist. In diesem Fall sieht das so aus und muss noch ergänzt werden, bevor die Gäste eingeladen werden mit der “RESERVATION_CREATED” Nachricht:

      Eingriff - Perspektive Host

      Wie kann der Host das Booking Management durchführen?

      Eingriff via PMS

      Im PMS muss sichergestellt werden, dass der Gast einzigartig und die Gästedaten vollständig sind. Wende dich bei Fragen hierzu an die Dokumentation oder das Support Team deines PMS Systems.

      Eingriff via Backoffice/Guest Journey

      Um als Host einzugreifen, suche die Reservation im Backoffice und klicke auf “zur Buchungsübersicht springen”:

      Dadurch gelangst du zur Buchungsübersicht, wo du das Booking Management (siehe Booker Perspektive - Variante b) durchführen kannst.

      Zusammenfassung

      Das Booking Management sorgt dafür, dass bei Gruppenbuchungen alle Gäste korrekt erfasst werden und ihre Gästereise starten können. Dafür müssen Reservierungen einzigartig (unterscheidbare Name & E-Mail) und vollständig (alle Pflichtdaten angegeben) sein. Falls diese Kriterien nicht erfüllt sind, kann der Booker über die Buchungsübersicht oder per E-Mail fehlende Gäste hinzufügen und einladen. Alternativ kann der Host im Backoffice oder im PMS-System eingreifen, um die Daten zu vervollständigen. Erst wenn alle Gäste korrekt erfasst sind, erhalten sie ihre "RESERVATION_CREATED"-Nachricht und können den Online Check-in durchführen.